【备用金管理规定】为规范公司备用金的使用与管理,确保资金安全、合理、高效地用于日常运营和紧急支出,特制定本《备用金管理规定》。本规定适用于公司各部门及员工在日常工作中涉及的备用金申请、审批、使用、报销等全过程。
一、适用范围
本规定适用于公司所有部门及员工因业务需要而申请的备用金,包括但不限于以下情况:
- 临时性采购
- 差旅费用预支
- 紧急维修或应急支出
- 其他经批准的特殊用途
二、备用金的申请与审批流程
备用金的申请需由申请人填写《备用金申请表》,并附相关说明材料,经部门负责人审核后,提交财务部审批。具体流程如下:
步骤 | 内容 | 责任人 |
1 | 填写《备用金申请表》 | 申请人 |
2 | 提交相关证明材料(如发票、合同等) | 申请人 |
3 | 部门负责人初审 | 部门主管 |
4 | 财务部复核并审批 | 财务人员 |
5 | 备用金发放 | 出纳员 |
三、备用金的使用与管理要求
1. 专款专用:备用金仅限于申请时所列用途,不得挪作他用。
2. 及时报销:备用金使用后,应在规定时间内完成报销手续,一般不超过10个工作日。
3. 限额控制:根据部门性质和业务需求,设定不同额度的备用金上限,超出部分需另行申请。
4. 定期盘点:财务部应定期对备用金使用情况进行核查,确保账实相符。
四、备用金的报销与结清
备用金使用完毕后,申请人需填写《备用金报销单》,附上原始票据,并经部门负责人签字确认后,提交财务部进行核销。若备用金未使用完,应按规定及时归还。
报销内容 | 要求 |
发票或收据 | 必须真实、合法、有效 |
报销金额 | 不得超过申请金额 |
报销时间 | 使用后10个工作日内完成 |
余额处理 | 未使用部分应及时归还 |
五、违规处理
对于违反本规定的行为,如挪用、虚报、超支等,公司将视情节轻重给予警告、罚款、扣发奖金,甚至追究法律责任。
六、附则
本规定自发布之日起执行,由公司财务部负责解释和修订。各部门应认真学习并严格执行,确保备用金管理规范有序。
附件:
1. 《备用金申请表》
2. 《备用金报销单》
通过本规定的实施,旨在提升公司资金使用的透明度和合规性,保障公司资产安全,提高财务管理效率。